Operações por nota

Entenda o status de cada NFS-e e como cancelar, reprocessar, reconciliar e ver o PDF e o XML

Depois de emitir, você acompanha e opera cada nota no mesmo painel Nota Fiscal (NFS-e), dentro da transação. O painel mostra o número, o status atual e os botões que fazem sentido para aquele status.

O que cada status quer dizer

A nota passa por alguns estados até ficar pronta. O status aparece ao lado do número da nota.

Status	O que significa
pendente	A nota foi criada e está esperando ser enviada.
em processamento	A nota foi enviada e a prefeitura ainda está respondendo.
autorizada	A prefeitura autorizou a nota. Agora você pode ver o PDF e o XML.
rejeitada	A prefeitura recusou a nota. O motivo aparece logo abaixo.
com erro de transmissão	Não foi possível concluir o envio. Dá para reconciliar ou reprocessar.
com cancelamento pendente	O cancelamento foi pedido e ainda está sendo transmitido.
cancelada	A nota foi cancelada.
substituída	A nota foi trocada por outra.

Uma etiqueta teste ao lado do status indica que a nota foi emitida em ambiente de homologação, ou seja, sem validade fiscal.

Passo a passo

Ver a nota (PDF) ou o XML

Quando a nota está autorizada, você pode abrir o documento.

Abra a transação e encontre o painel Nota Fiscal (NFS-e).
Clique em Ver nota fiscal (PDF) para abrir o PDF da nota.
Clique em Baixar XML para salvar o arquivo XML no seu computador.

Reprocessar uma nota

Use Reprocessar quando a nota está pendente, rejeitada ou com erro de transmissão e você quer tentar enviá-la de novo — por exemplo, depois de corrigir um dado apontado na rejeição.

Corrija o que causou a rejeição, se for o caso.
No painel da nota, clique em Reprocessar.

Reconciliar uma nota

Use Reconciliar quando a nota está em processamento ou com erro de transmissão. Isso verifica com a prefeitura e atualiza o status com a resposta real, útil quando o envio ficou no meio do caminho.

Uma nota em processamento só pode ser reconciliada alguns minutos depois do envio, porque a transmissão pode ainda estar em andamento. Se for cedo demais, o sistema avisa para você aguardar.

No painel da nota, clique em Reconciliar.

Resultado esperado: o status é atualizado com o que a prefeitura registrou.

Cancelar uma nota

Você só cancela uma nota autorizada.

No painel da nota, clique em Cancelar nota.
Escolha o Motivo: Erro na emissão ou Serviço não prestado.
Preencha a Descrição do motivo (no mínimo 15 caracteres).
Clique em Cancelar nota para confirmar.

Se o cancelamento ficar com cancelamento pendente, clique em Retransmitir cancelamento para concluir o envio.

Mesmo com a conta em modo somente leitura, você continua podendo cancelar e reconciliar as notas já emitidas, e também enviar o certificado digital para isso. Só emitir e reprocessar ficam indisponíveis.

Erros comuns e como resolver

A nota está rejeitada. A prefeitura recusou a nota e mostra o código e a mensagem logo abaixo do status, no formato Rejeição … — …. Leia a mensagem, corrija o dado apontado na configuração ou na transação e clique em Reprocessar.

Não consigo cancelar a nota. Só notas autorizadas podem ser canceladas. Se a nota ainda está em processamento ou com erro de transmissão, clique em Reconciliar primeiro para descobrir o status real.

Ao cancelar, aparece que o certificado é de outro CPF/CNPJ. Para cancelar ou reconciliar uma nota, o sistema usa sozinho o certificado guardado do emitente que aparece nela, mesmo que o emitente atual seja outro. A mensagem só aparece quando não há um certificado vigente desse emitente guardado. Para resolver, envie o certificado do emitente da nota em Configurações › Notas Fiscais, na seção Certificado digital, em Substituir certificado. O envio funciona mesmo com a conta em modo somente leitura ou num plano sem notas fiscais.

Se o emitente atual for outro, o resultado do envio depende de Usar dados diferentes do certificado:

Ligado: o certificado de emissão continua o atual. O certificado enviado fica guardado só para cancelar e reconciliar as notas do emitente anterior.
Desligado (o padrão): o certificado enviado passa a ser o certificado de emissão. Para voltar a emitir pelo emitente atual, envie de novo o certificado dele e confirme os dados do emitente. O certificado anterior continua guardado para cancelar e reconciliar as notas dele.

Ao reprocessar, aparece que a transmissão anterior foi feita com outro CPF/CNPJ. Antes de reenviar uma nota que foi transmitida por outro emitente, o sistema verifica sozinho na prefeitura, com o certificado guardado do emitente da nota, se ela já foi emitida. A mensagem aparece quando não há um certificado vigente desse emitente guardado, ou quando o guardado não pode ser aberto. Para resolver, envie o certificado do emitente da nota, como no item Ao cancelar, aparece que o certificado é de outro CPF/CNPJ (o resultado do envio depende de Usar dados diferentes do certificado), e clique em Reprocessar de novo. Se não tiver esse certificado, confira no Emissor Nacional, com o certificado do emitente da nota, se ela foi emitida.

Ao cancelar, aparece que o certificado venceu. Cancelar e reconciliar exigem um certificado vigente do emitente da nota. Renove o certificado com a sua Autoridade Certificadora e envie o novo arquivo em Configurações › Notas Fiscais, na seção Certificado digital, em Substituir certificado. O envio funciona mesmo com a conta em modo somente leitura ou num plano sem notas fiscais.

Aparece um aviso de que a nota difere da transação. A prefeitura já tinha autorizado esta nota numa transmissão anterior, com os dados daquela época, e depois a transação ou o pagador mudaram. A nota não acompanha essas alterações. Para corrigir, clique em Cancelar nota e emita outra. Se você desfizer a alteração na transação, o aviso some sozinho.

O PDF diz que a nota ainda não foi autorizada. O PDF e o XML só ficam disponíveis depois que a prefeitura autoriza a nota. Espere a nota ficar autorizada e tente de novo.