Novo Agendamento

O Novo Agendamento marca um atendimento no calendário: o paciente, o serviço, a data e o horário. É por aqui que você agenda uma sessão avulsa, uma série que se repete toda semana ou uma sessão de casal. O serviço é obrigatório, mas não precisa estar cadastrado antes: dá para criá-lo no próprio agendamento.

Quando usar

• Para marcar a próxima sessão de um paciente.
• Para criar uma série de sessões que se repetem (semanal, quinzenal ou mensal).
• Para agendar os dois membros de um casal no mesmo horário.

Passo a passo

Marcar um atendimento

1. Abra a Agenda no menu lateral.
2. Clique em Novo Agendamento. Você também pode clicar direto no horário desejado no calendário para já abrir com a data e a hora preenchidas.
3. Escolha o Serviço. Se ainda não houver o serviço que você quer, clique em Adicionar serviço no fim da lista e cadastre-o sem sair do agendamento. O tipo de atendimento disponível depende do serviço.
4. Em Tipo de atendimento, mantenha Individual (ou escolha Casal ou Grupo, se o serviço permitir).
5. Escolha o Paciente. Se ele ainda não estiver cadastrado, você pode criá-lo na hora.
6. Confira a Data e o Horário.
7. Se a clínica usa salas, escolha a Sala ou local.
8. Clique em Agendar.

Resultado esperado: o atendimento aparece no calendário na cor de Agendado.

Repetir a sessão toda semana

Marque Repetir para não recriar o agendamento a cada semana.

1. No Novo Agendamento, preencha o atendimento como de costume.
2. Em Repetir, escolha Semanal, Quinzenal ou Mensal.
3. Em Quantidade, escolha quantas sessões criar (4 sessões, 8 sessões…) ou Até cancelar para repetir sem data para acabar.
4. Clique em Agendar.

Se algum horário futuro da série já estiver ocupado, o Pacientemente cria os demais e avisa quais foram pulados.

Agendar uma sessão de casal

Há duas formas de agendar um casal:

• Pelo tipo de atendimento. Escolha Casal em Tipo de atendimento, selecione o primeiro paciente e depois o Segundo paciente do casal. O Pacientemente cria dois agendamentos, e o pagamento cobre os dois. Se um dos dois tiver saldo, aparece a opção Usar saldo disponível (Nome) para pagar com o saldo dessa pessoa.
• A partir de um conflito. Se você marcar um horário que já tem outro paciente e a clínica estiver configurada para isso, aparece a opção Sessão de casal (mesmo horário). Marque-a para vincular os dois como casal.

Editar um agendamento

1. Clique no agendamento no calendário para abrir a janela do atendimento.
2. No topo da janela, abra o menu Ações (⋯) e clique em Editar.
3. Mude o que precisar: Paciente, Serviço, Data, Horário, Sala ou local (se a clínica usa salas), Plataforma ou Observações.
4. Clique em Salvar.

Resultado esperado: o agendamento aparece no calendário com os novos dados.

Se o agendamento faz parte de uma série que se repete e você mudou o paciente, o serviço, a data, o horário ou o tipo de atendimento, o Pacientemente abre a janela Editar Agendamento Recorrente para você escolher entre Apenas este agendamento ou Este e todos os futuros. Numa sessão de casal, a janela avisa que a mudança de horário vale para os dois. Se o agendamento original foi protegido por um reagendamento, o menu mostra Editar observações no lugar de Editar, e só as observações podem mudar.

Transformar uma sessão individual em casal

1. Abra a edição de uma sessão individual, como em Editar um agendamento.
2. Em Tipo de atendimento, escolha Casal.
3. Em Segundo paciente do casal, confira a pessoa. Se os dois já formam um casal no Pacientemente, o parceiro já vem escolhido; você pode trocar ou cadastrar alguém na hora.
4. Em Quem está pagando?, escolha quem paga a sessão.
5. Clique em Salvar.

Resultado esperado: o agendamento vira uma sessão de casal, com os dois pacientes no mesmo horário.

A mudança só vale nesse sentido: depois de salva, a sessão de casal não volta a ser individual. O Tipo de atendimento não aparece ao editar uma sessão de casal ou de grupo, e Grupo fica indisponível na edição.

Registrar o pagamento ao editar

A seção Pagamento que aparece nos detalhes do atendimento também aparece na edição, então você registra o pagamento sem sair dela. Veja como funciona em Financeiro do paciente.

• Se você mudou o paciente, o serviço ou o tipo de atendimento, salve primeiro: até lá a seção fica bloqueada com o aviso “Salve as alterações de paciente, serviço ou tipo de sessão para gerenciar o pagamento.”
• Enquanto o registro de um pagamento estiver aberto, o botão Salvar fica desativado até você confirmar ou cancelar o pagamento.
• A seção não aparece em agendamentos Aguardando confirmação do profissional.

Mudar a situação de um agendamento

A situação começa em Agendado quando você cria o atendimento. Depois, você a muda para Confirmado, Atendido, Faltou, Cancelado ou Reagendado conforme o que acontece com a sessão.

1. Clique no agendamento no calendário para abrir a janela do atendimento.
2. Clique na situação atual (por exemplo Agendado), que aparece como um botão.
3. Escolha a nova situação, por exemplo Atendido.

Resultado esperado: a cor do agendamento muda e a contagem de cada situação no topo da Agenda acompanha.

No computador há um atalho: clique com o botão direito no agendamento e use o submenu com Agendado, Confirmado, Atendido e Faltou. Você também muda a situação pela lista Próximas Sessões do Início.

Ao escolher Faltou, Cancelado ou Reagendado, o Pacientemente abre uma janela para você decidir o que fazer com a cobrança da sessão. Numa sessão isenta (por bonificação ou por isenção manual), a escolha muda o destino da isenção:

• Sim, cobrar: a sessão segue isenta e nenhuma cobrança é criada para ela. A nova sessão entra pendente.
• Não cobrar com uma nova data: a isenção ou a bonificação vai para a nova sessão, como acontece com um pagamento.
• Não cobrar sem nova data (Próxima consulta (pular) ou Não reagendar): a bonificação volta como crédito, e a próxima sessão do paciente sai sem cobrança. A isenção manual fica na sessão e não vira crédito.

Numa sessão importada do histórico, a janela não pergunta sobre cobrança. Com Faltou ou Cancelado e Não reagendar, só a situação muda, e para cobrar você registra o pagamento na sessão. Ao reagendar, a sessão original fica isenta e a nova sessão é cobrada normalmente. Numa sessão de casal ou de grupo em que você aplica a mudança a todos, a janela pergunta sobre a cobrança, e a escolha vale só para os outros participantes: a sessão importada não é cobrada.

Desfazer o reagendamento devolve a isenção à sessão original. Se a nova sessão recebeu um pagamento depois do reagendamento, remova esse pagamento antes de desfazer; uma sessão de pacote reservada para a nova data é liberada ao desfazer. Se você tinha escolhido Não cobrar e muda para Sim, cobrar, a sessão passa a ser cobrada. Numa sessão de pacote, ela volta a ser descontada do pacote se ele tiver sessão livre; senão, é cobrada pelo valor da sessão.

Registrar a presença de cada participante

Numa sessão de casal ou de grupo, a situação no topo da janela do atendimento (ou do card que aparece ao passar o mouse no calendário) muda a sessão inteira de uma vez. Se as pessoas estiverem em situações diferentes, o topo mostra Misto.

1. Abra o agendamento de casal ou de grupo.
2. Na lista de participantes, clique na situação de uma pessoa para mudar só a dela — sem desfazer o vínculo com o casal ou o grupo.
3. Escolha Agendado, Confirmado, Atendido ou Faltou para essa pessoa.

No casal, a cobrança segue a sessão: se quem paga fica Faltou mas o parceiro fica Atendido, a cobrança continua com quem paga; se quem não paga fica Faltou, nada muda no financeiro. O Pacientemente só pergunta se quer cobrar quando cada pessoa paga a própria sessão — no casal com pagamento separado e em todo grupo — ou quando a falta deixa ninguém presente na sessão.

Escolher Faltou na situação do topo pergunta só sobre a cobrança; cancelar e reagendar seguem o fluxo de sempre. Se a situação anterior de uma pessoa era Agendado, Confirmado ou Atendido, dá para desfazer a mudança pelo aviso que aparece na tela.

Situação do agendamento

Ao criar, o campo Status tem duas opções:

• Agendado — o padrão; o atendimento entra normalmente na agenda.
• Aguardando confirmação do profissional — o horário ocupa a agenda mas fica fora de lembretes, tarefas e financeiro até o profissional aprovar. Nesse caso o botão passa a ser Enviar para confirmação, e o Pacientemente registra o pagamento só depois da aprovação.

As demais situações (Confirmado, Atendido, Faltou, Cancelado, Reagendado) não são escolhidas ao criar: você as altera depois, clicando no agendamento no calendário. Veja Mudar a situação de um agendamento.

Dicas

• Clique e arraste sobre uma faixa de horário no calendário para abrir o agendamento já com o período selecionado.
• Para reagendar, arraste o agendamento para o novo horário no calendário.

Erros comuns e como resolver

O botão Agendar fica desativado. Faltou preencher um campo obrigatório, marcado com * (serviço, paciente, data ou horário), ou o horário já tem outro paciente e a sessão de casal não foi marcada. Complete os campos ou escolha outro horário.

A opção Adicionar serviço não aparece. Só quem pode alterar as configurações da clínica cadastra serviços. Peça a quem administra a clínica para cadastrar o serviço, ou cadastre-o em Serviços se você tiver essa permissão.

Veja também

• Bloqueios de horário
• Financeiro do paciente
• Teleconsulta (ainda não está disponível)