Transações

A tela de Transações é onde você registra tudo que entra e sai: cada receita, despesa ou retirada, com categoria, método de pagamento e status. Abra por Financeiro › Transações no menu lateral. As transações ficam em três abas: Receitas, Despesas e Extrato, que mostra todas juntas.

Quando usar

• Para registrar o pagamento de uma sessão ou de um pacote.
• Para lançar uma despesa da clínica, como aluguel ou impostos.
• Para registrar uma retirada, como pró-labore ou distribuição de lucro.
• Para conferir o que está pago, pendente ou atrasado num período.

Passo a passo

Lançar uma receita

1. Abra Financeiro › Transações e vá para a aba Receitas.
2. Clique em Nova Receita.
3. Em Paciente (opcional), busque o paciente, se a receita for de um atendimento.
4. Escolha a Categoria, por exemplo Atendimentos. Se faltar, use Nova categoria no rodapé da lista.
5. Preencha a Descrição e o Valor (R$).
6. Em Status, escolha Pago, Pendente, Cancelado ou Isento.
7. Se estiver Pago, informe o Método de pagamento, o Valor Pago (R$) e a Data do Pagamento.
8. Clique em Criar Receita. Se o Valor Pago (R$) for menor que o Valor (R$), o Pacientemente pergunta o que fazer com a diferença (veja Pagamento parcial).

Lançar uma despesa

1. Vá para a aba Despesas e clique em Nova Despesa.
2. Escolha a Categoria, por exemplo Aluguel, e preencha Descrição e Valor (R$).
3. Defina o Status e, se já pago, o Método de pagamento e a Data do Pagamento.
4. Use a Data de Vencimento para uma conta que ainda vai vencer.
5. Clique em Criar Despesa.

Registrar uma retirada

Uma retirada é o dinheiro que sai para os sócios, como Pró-labore ou Distribuição de Lucro. Ela é separada das despesas da clínica no fluxo de caixa.

1. Vá para a aba Extrato e clique em Nova Transação.
2. No topo do formulário, escolha o tipo Retirada.
3. Preencha Categoria, Descrição e Valor (R$).
4. Clique em Criar Retirada.

Repetir uma transação

Para uma receita, despesa ou retirada que se repete, como uma mensalidade, o aluguel ou o pró-labore:

1. No formulário, abra Recorrência e escolha Semanal, Mensal, Trimestral ou Anual.
2. Em Repetições, escolha quantas vezes repetir.
3. Salve. O Pacientemente cria as transações seguintes automaticamente, como pendentes. Marque cada uma como paga quando o pagamento acontecer.

Se a primeira data já passou, o Pacientemente cria também as transações desde essa data, como pendentes.

Cancelar uma transação da repetição, inclusive a primeira, não interrompe as próximas. Para encerrar uma repetição Até cancelar, exclua uma transação dela e escolha Esta e todas as futuras.

Mudar o status de uma transação

Dá para mudar o status pela lista ou pelos detalhes da transação.

• Pela lista: clique no ícone de status, o círculo à esquerda da linha, e escolha Pendente, Pago, Isento ou Cancelado. Os detalhes abrem já com a confirmação.
• Pelo detalhe: clique na transação para abrir os detalhes, clique na etiqueta de status e escolha o novo status.

Uma transação paga com valor pago não oferece Isento: isentar apagaria o pagamento. Se o pagamento foi lançado por engano, mude o status para Pendente ou Cancelado e depois para Isento.

Depois, confirme no botão da ação: Confirmar pagamento, Marcar como isento, Cancelar transação ou Marcar como pendente. Ao confirmar um pagamento, informe a Data do pagamento, o Método de pagamento e o Valor pago (R$). Se o valor pago for menor que o valor da transação, o Pacientemente pergunta o que fazer com a diferença, como no Pagamento parcial.

Para aplicar a troca direto, sem confirmar, ligue a opção em Configurações do Financeiro. Marcar como pago sempre pede confirmação.

Pagamento parcial

Ao marcar uma transação como Pago com o Valor pago menor que o Valor, ao criar, editar ou mudar o status, o Pacientemente pergunta o que fazer com a diferença:

• Restante fica em aberto: a transação fica paga com o valor recebido, e a diferença vira uma nova transação pendente, com a etiqueta Parcial. O botão muda para Registrar pagamento parcial.
• Conceder desconto (numa despesa, Registrar desconto): o valor da transação passa a ser o que foi pago, e o desconto fica registrado no histórico. O botão muda para Registrar com desconto.

Um recebimento que vira saldo do paciente, uma transação que cobre várias sessões e uma retirada só oferecem o desconto.

Para não responder toda vez, quem pode alterar as configurações marca Lembrar minha escolha antes de confirmar, ou escolhe a resposta em Configurações do Financeiro. Daí em diante, uma linha abaixo do valor pago mostra o que vai acontecer, e o Pacientemente só pergunta quando a escolha não vale para a transação.

O Parcial também nasce quando você registra o recebimento de um atendimento e ele, somado ao saldo do paciente usado, não cobre o que falta: o que falta continua como uma transação pendente, com a etiqueta Parcial. Ela aparece na lista, no Resumo Financeiro, no grupo Parciais, e nos detalhes da transação, que mostram de quanto era a cobrança e os valores já recebidos, cada um com Ver para abrir o recebimento. Numa despesa paga em parte, os detalhes mostram de quanto era a conta e os valores já pagos.

Se a parte paga veio só do saldo do paciente, o que falta aparece como Pendente, sem a etiqueta.

Parcial não é um status que você escolhe: o Pacientemente coloca a etiqueta sozinho. Para filtros e para o que falta receber, a transação parcial conta como Pendente. Se ela vencer, a lista mostra o atraso. Quando o restante é pago, a etiqueta some.

Editar ou excluir uma transação

1. Clique na transação para abrir os detalhes. É ali que ela é editada.
2. Clique em Editar. Os campos passam a ser editáveis no próprio detalhe.
3. Ao mudar algo, aparece o aviso Alterações não salvas. O botão Salvar só habilita quando algo mudou.
4. Clique em Salvar. Para descartar, clique em Cancelar; com mudanças pendentes, o Pacientemente pergunta Descartar alterações?.

Numa transação recorrente, escolha se a mudança vale para Apenas esta transação ou para Esta e todas as futuras. A Data de Vencimento não pode ficar vazia: é dela que saem as próximas transações. As futuras são as que vêm depois desta na ordem da série, mesmo que uma delas tenha tido o vencimento trocado só para ela.

Ao mudar o vencimento para esta e as futuras, as próximas passam para o mesmo dia do mês. Num mês mais curto, ficam no último dia dele. Numa série semanal, elas andam o mesmo número de dias. Transações pagas não mudam.

Numa transação pendente, Registrar pagamento abre a edição já com a transação como paga. Para excluir, clique em Excluir, no rodapé dos detalhes, e confirme em Excluir transação.

Quando a transação pendente é a cobrança de uma falta ou de um cancelamento cobrado, excluir ou cancelar essa cobrança deixa a sessão sem cobrança: ela fica registrada como isenta e sai do que falta receber. A confirmação avisa antes. Se você só cancelou a cobrança, voltar a transação para Pendente ou Pago volta a cobrar a sessão.

Gerenciar categorias

1. Na tela de Transações, clique em Categorias.
2. Na janela Categorias Financeiras, escolha a aba Receitas, Despesas ou Retiradas.
3. Clique em Nova Categoria para criar, ou use os ícones da linha para editar ou excluir.

Uma categoria com transações não é apagada: ela é desativada e some das novas transações, mas o histórico continua.

Filtrar e buscar

1. Clique em Filtros.
2. Combine Paciente, Status, Método de pagamento, Categoria e a faixa de Valor (Mín e Máx). Em Status, Método de pagamento e Categoria, marque uma ou mais opções; Todos ou Todas volta a mostrar tudo.
3. Use o seletor de período acima da lista para escolher o intervalo.
4. Para limpar tudo, clique em Limpar.

O campo Buscar transações… encontra pela descrição.

Por padrão, a lista não mostra as transações isentas. Para vê-las, marque Isenta em Status.

Na sessão de casal, a cobrança fica com quem paga. A sessão coberta de quem não paga não aparece em Transações nem no CSV, porque não é uma transação: ela fica na ficha de quem paga, como a transação da sessão, e na ficha de quem é coberto, como a linha Sessão coberta por. Veja Financeiro do paciente.

Exportar para planilha

1. Escolha a aba, o período e os filtros da lista.
2. Clique em Exportar CSV, no topo da tela.

O arquivo leva a lista inteira do período, não só a página aberta, e respeita a aba, os filtros e a busca. Ele traz vencimento, pagamento, tipo, status, paciente, descrição, categoria, método de pagamento e valor; despesas e retiradas saem com valor negativo. O botão só aparece para os papéis Proprietário, Administrador e Financeiro.

Dicas

• A aba Extrato junta receitas, despesas e retiradas — útil para conferir tudo de um período. O cartão Saldo do Extrato desconta as retiradas: receitas recebidas menos despesas e retiradas pagas. Já o Resultado (no Início e no Fluxo de Caixa) não desconta as retiradas.
• O botão de criar muda com a aba: Nova Receita, Nova Despesa ou Nova Transação.

Erros comuns e como resolver

Não consigo excluir uma receita ligada a um pacote. Uma receita de pacote não é excluída direto pela transação. Cancele o pacote primeiro, na ficha do paciente, e a receita é tratada junto.

Excluí uma receita e a sessão voltou a ficar pendente. É o esperado: ao remover a receita de uma sessão, o atendimento volta para pagamento pendente. Se foi engano, lance o pagamento de novo.

Veja também

• Financeiro do paciente
• Cobranças pendentes
• Pacotes de sessões