Secretária Virtual no WhatsApp
A Serena atende os seus pacientes no WhatsApp da clínica e você acompanha tudo pela aba WhatsApp
A Secretária Virtual vai ser a Serena atendendo os seus pacientes no WhatsApp da clínica. Quando um paciente mandar mensagem para o número conectado, a Serena vai responder sozinha: vai tirar dúvidas, oferecer horários, marcar, remarcar e cancelar sessões. Você vai acompanhar todas as conversas pela aba WhatsApp do painel da Serena e vai poder assumir qualquer atendimento quando quiser.
Quando usar
Seção intitulada “Quando usar”- Quando você não quer deixar pacientes esperando resposta fora do horário de atendimento.
- Para que marcações e remarcações simples aconteçam sem você precisar parar o que faz.
- Quando a recepção fica sobrecarregada respondendo as mesmas perguntas no WhatsApp.
Como a Serena atende
Seção intitulada “Como a Serena atende”A Serena responde a qualquer hora do dia. Ela só oferece horários que cabem no funcionamento da clínica — o horário de atendimento é definido em Configurações › Agenda. Fora desse expediente, ela continua conversando, mas não oferece horários indisponíveis.
Na primeira conversa com cada paciente (e quando um paciente volta a falar depois de muito tempo), a Serena envia um aviso de que o atendimento é automático, feito por inteligência artificial em nome da clínica, e diz que o paciente pode pedir para falar com uma pessoa a qualquer momento. Esse aviso é fixo e não pode ser removido.
O que a Serena faz pelo paciente no WhatsApp:
- Consultar horários livres e oferecer opções.
- Marcar, remarcar e cancelar sessões.
- Confirmar dados básicos do próprio paciente.
- Anotar preferências dele para as próximas conversas.
- Transferir para uma pessoa quando o assunto sai do que ela resolve.
Pedidos fora disso — dúvidas clínicas, emergências, pagamentos, sessões de casal ou grupo — a Serena passa para você em vez de tentar resolver.
Passo a passo
Seção intitulada “Passo a passo”Acompanhar as conversas dos pacientes
Seção intitulada “Acompanhar as conversas dos pacientes”- Clique em Serena no menu lateral.
- Abra a aba WhatsApp.
- Veja a lista de conversas, com o nome do paciente, a última mensagem e quantas mensagens estão sem ler.
- Clique numa conversa para ler as mensagens trocadas.
Cada mensagem enviada pela clínica mostra se foi escrita pela Serena (IA) ou por uma pessoa (Manual). Mensagens com mais de 13 meses são apagadas automaticamente.
Assumir um atendimento e responder você mesmo
Seção intitulada “Assumir um atendimento e responder você mesmo”- Abra a conversa na aba WhatsApp.
- Escreva no campo Digite uma mensagem….
- Pressione
Enterou clique em enviar.
Quando a Serena transfere um atendimento para uma pessoa, ela para de responder àquele paciente por um tempo e avisa quem administra a conta. Nesse período, responda você mesmo pela conversa.
Devolver o atendimento para a Serena
Seção intitulada “Devolver o atendimento para a Serena”- Abra a conversa que está sob atendimento manual.
- Clique em Retomar IA (o botão de “play”, à esquerda do campo de mensagem).
Resultado esperado: a Serena volta a responder as próximas mensagens daquele paciente.
- Você decide o quanto a Serena faz sozinha. Em Configurações › Secretária Virtual, na Autonomia da Serena, escolha, para agendar, remarcar e cancelar, entre a Serena fazer diretamente ou Aguardar minha confirmação.
- Personalize o jeito dela responder no campo Instruções personalizadas, também em Configurações › Secretária Virtual.
Erros comuns e como resolver
Seção intitulada “Erros comuns e como resolver”Os pacientes mandam mensagem e a Serena não responde. Ela só atende com a Secretária Virtual ligada e o WhatsApp conectado. Confira em Configurações › Secretária Virtual se Ativar Secretária Virtual está ligado e se o WhatsApp aparece como conectado. Veja Configurar a Serena.
A Serena parou de responder um paciente específico. Isso acontece quando ela transferiu a conversa para uma pessoa, ou quando o paciente enviou mensagens demais em pouco tempo. Abra a conversa e clique em Retomar IA para ela voltar a atender.
Os pacientes recebem uma mensagem dizendo que um profissional vai continuar o atendimento. A Serena chegou no limite semanal de uso do WhatsApp que você definiu, ou no orçamento semanal de IA do plano. Em Configurações › Secretária Virtual, aumente ou desligue o Limite da Serena no WhatsApp (veja Configurar a Serena), ou aguarde o domingo, quando o limite recomeça. Se o motivo for o orçamento do plano, considere mudar de plano.