Relatório de agendamentos

Presença, faltas por paciente, receita perdida, prontuário em dia, volume de sessões e retenção

O Relatório de Agendamentos mostra como andam as suas sessões: quantas foram atendidas, quantas faltas e cancelamentos houve, quem falta com mais frequência e quanto isso custou, quais sessões atendidas ainda estão sem evolução no prontuário, quantos pacientes ativos têm horário marcado e quantos continuam voltando. Serve para acompanhar a frequência dos pacientes, rever a sua política de cobrança de falta, manter o prontuário em dia e enxergar quem parou de vir.

Como abrir

Abra Relatórios no menu lateral.
Clique em Agendamentos.

Resultado esperado: a tela abre já contando o Mês atual. Para olhar outro intervalo, use o seletor de período.

Escolher o período

Clique no seletor de período no topo e escolha um intervalo: Mês atual, Mês anterior, Últimos 3 meses, Últimos 6 meses, Esse ano, Ano passado ou Todo o período.
Para um intervalo exato, escolha Personalizado e preencha a data de início e a de fim.
Clique em Aplicar.

Se você tem mais de um serviço cadastrado, aparece também um seletor Todos os serviços. Escolha um serviço para ver os números só daquele tipo de sessão.

O que cada parte mostra

Cartões de presença

Uma linha de cartões com o total de sessões do período por status:

Sessões agendadas — sessões marcadas (agendadas ou confirmadas).
Sessões atendidas — sessões em que o paciente foi atendido.
Faltas — sessões em que o paciente faltou.
Cancelamentos — sessões canceladas.
Reagendamentos — sessões que foram remarcadas.
Comparecimento — a parte das sessões que de fato aconteceu: atendidas divididas pela soma de atendidas e faltas. Cancelamentos e reagendamentos não entram. Sem nenhuma sessão atendida ou com falta no período, o cartão mostra “Sem dados”.

Um cartão a mais, Frequência não registrada, aparece quando a Presença automática está desligada. Ele conta sessões que já passaram e continuam como agendadas ou confirmadas, ou seja, sem alguém marcar se o paciente veio ou faltou. Você liga a Presença automática em Configurações › Agenda, e o Pacientemente passa a marcar as sessões passadas como atendidas.

Cada cartão tem um ícone ? ao lado do nome. Passe o mouse (ou toque) nele para ler Como calculamos aquele número.

Comparação com o período anterior

Abaixo do número, cada cartão mostra quanto ele mudou em relação ao período anterior de mesmo tamanho: Mês atual compara com o mês anterior, Últimos 3 meses com os três meses antes deles, Esse ano com o ano passado, e um período Personalizado com a mesma quantidade de dias logo antes dele. A legenda diz com qual intervalo o número foi comparado, por exemplo “vs ago/26”.

Se o período ainda está em andamento, a comparação usa o mesmo trecho já decorrido do período anterior. No dia 25 de setembro, Mês atual compara 1 a 25 de setembro com 1 a 25 de agosto (“vs 1–25 ago”).
A variação aparece em número (por exemplo, “+3 sessões”) e, quando os dois períodos têm pelo menos 20 sessões, também em porcentagem. No Comparecimento, a variação é em pontos percentuais (por exemplo, “+4 p.p.”).
Verde indica uma mudança boa e vermelho uma que pede atenção: mais Faltas ou mais Cancelamentos aparecem em vermelho. Em Reagendamentos a variação fica em cinza.
Sessões agendadas não tem comparação: o número inclui sessões que ainda vão acontecer.
Quando o período anterior não tem nenhuma sessão, aparece “Sem dados no período anterior”.
Em Todo o período não há comparação.
Com um serviço escolhido, os dois períodos consideram só aquele serviço.

Faltas e cancelamentos

Logo abaixo dos cartões de presença fica um bloco só sobre ausências. Ele tem três cartões:

Faltas e cancelamentos — a soma das faltas e dos cancelamentos do período, com a comparação com o período anterior.
Receita perdida (estimada) — quanto deixou de entrar com faltas e cancelamentos que não foram cobrados.
Cobrado de faltas e cancelamentos — quanto foi cobrado por faltas e cancelamentos, por um lançamento no financeiro ou pelo pacote.

Os dois cartões de valor só aparecem para quem vê os relatórios financeiros. Eles nunca são somados: um mostra o que você recuperou e o outro o que ficou para trás. Como dependem do que o financeiro registra hoje, não têm comparação com o período anterior.

Receita perdida e cobrado de faltas

Os dois valores são estimados. Cada falta ou cancelamento do período cai em um dos dois cartões, conforme o que está registrado no financeiro:

Tem lançamento pago ou pendente, ou usou uma sessão de pacote: conta como cobrado. O valor é o do lançamento ou o valor da sessão no pacote.
Foi cancelado sem cobrança: conta como receita perdida. O valor é o registrado no dia do cancelamento; sem ele, o preço atual do serviço para aquele paciente.

Algumas ausências entram na receita perdida com R$ 0, porque não houve perda:

a perna de uma sessão de casal que é cobrada na sessão do parceiro;
uma sessão já paga e cancelada sem cobrança, cujo pagamento passou para a sessão seguinte;
uma isenção, ou o crédito que voltou para o pacote.

Faltas sem nenhum registro no financeiro também ficam em R$ 0: o Pacientemente não acusa uma perda sem ter como provar.

Abaixo do cartão Receita perdida (estimada), a linha “Baseado em X de Y faltas e cancelamentos não cobrados” mostra quantas ausências tinham valor para entrar na estimativa. Quanto mais perto X estiver de Y, mais completo é o número.

Clique em um dos cartões para ver a lista. As abas separam as sessões pelo motivo (Não cobradas, Sem valor, Sem perda e Sem registro na receita perdida; Lançamento e Pacote no cobrado), e a coluna Origem do valor diz de onde saiu cada valor, por exemplo “valor na data do cancelamento” ou “preço atual”.

Faltas e cancelamentos por paciente

Uma lista dos pacientes com 2 ou mais ausências (faltas mais cancelamentos) no período, começando por quem teve mais. Cada linha mostra:

o total de ausências, e quantas foram faltas e quantas foram cancelamentos, também na barra de dois tons;
a fração das sessões com desfecho, por exemplo “4 de 9 sessões · 44%”. Sessões com desfecho são as atendidas, as faltas e os cancelamentos; reagendadas e futuras ficam de fora. A porcentagem só aparece a partir de 4 sessões com desfecho, para não exagerar com poucas sessões.

A lista mostra os 8 primeiros; clique em Mostrar mais para ver o resto. Clique no nome do paciente para abrir as faltas e os cancelamentos dele, ou em Abrir ficha para ir à ficha. No fim, uma linha resume o período, por exemplo “No período: 5 faltas e 3 cancelamentos, em 4 pacientes”, com os mesmos números dos cartões de presença.

Prontuário em dia

Uma lista de pendências do prontuário: as sessões atendidas que ainda não têm evolução registrada. Não é uma porcentagem nem uma comparação entre profissionais, só o que falta registrar. O bloco aparece para quem pode ler prontuários (o Proprietário, o Administrador e o Profissional); o Profissional vê só as próprias sessões.

Sessões sem evolução — as sessões atendidas dos últimos 90 dias que não têm evolução no prontuário. A janela é fixa: não segue o período nem o serviço escolhidos no topo. Uma sessão de casal ou de grupo conta uma vez, porque é registrada no prontuário do casal ou do grupo. Sessões de pacientes arquivados ficam de fora.
Registro médio — em média, quantos dias se passaram entre a sessão e o registro da evolução dela, nos mesmos 90 dias. Entram só as evoluções vinculadas a uma sessão; uma evolução registrada antes da sessão conta como 0 dias. O cartão só aparece quando há alguma evolução vinculada no período.

Clique em Sessões sem evolução para ver a lista, com a Data da sessão, o Paciente (o nome do casal ou do grupo, nas sessões em conjunto) e o Profissional. Clique em Abrir prontuário para ir direto ao prontuário do paciente, ou do casal, e registrar a evolução.

Se a tarefa automática Evolução clínica pendente está ligada, o link Ver tarefas de evolução abre Tarefas já filtradas por esse tipo. A tarefa pode demorar a aparecer: ela só é criada depois do prazo configurado em Tarefas automáticas, enquanto a sessão entra aqui no mesmo dia.

Pacientes ativos com agendamentos futuros

Uma barra que divide os pacientes ativos em Com agendamento e Sem agendamento. Ajuda a ver quantos pacientes ativos ainda não têm próximo horário marcado.

Sessões atendidas: convênio vs. particular

Um gráfico de pizza que separa as sessões atendidas entre Particular e Convênio. Ele só aparece quando você usa convênios (Convênios ligado em Configurações › Pacientes) e há sessões atendidas no período.

Retenção de pacientes

Mede quantos pacientes atendidos têm um retorno já agendado. Entram na conta os pacientes com sessão atendida no intervalo, qualquer que seja o status atual deles, exceto os arquivados por Alta clínica ou Encaminhamento: essas são saídas planejadas, não perda de paciente. Quem foi arquivado por Abandono continua contando. Retorno é uma sessão futura agendada ou confirmada. O ícone de ajuda ao lado do título resume essa regra.

São dois blocos:

Período selecionado — dentro do intervalo escolhido no seletor de período.
Últimos 90 dias — uma janela fixa de 90 dias, independente do período escolhido.

Cada bloco mostra uma porcentagem e, logo abaixo, quantos pacientes ela representa — por exemplo, “(8 de 10 pacientes) atendidos com retorno agendado”. A cor indica a saúde da retenção: verde é alta, amarelo é intermediária e vermelho é baixa.

Com um serviço escolhido no filtro de serviço, a retenção considera só as sessões desse serviço, tanto as atendidas quanto o retorno.

Status de presença

Um gráfico de linhas com a evolução de Atendido, Faltou, Cancelado, Agendado e Reagendado ao longo do período. O agrupamento (por dia, mês ou ano) se ajusta sozinho ao intervalo escolhido.

Ver as sessões por trás de um cartão

Cada cartão de presença abre a lista das sessões que ele conta. A lista segue o mesmo período e o mesmo serviço do cartão, então o total no topo da lista é o mesmo número do cartão.

Clique em um cartão, por exemplo Faltas.
Confira as sessões: cada linha traz a Data, a Hora, o Paciente, o Serviço e a Presença.
Clique em Abrir ficha para ir à ficha do paciente daquela sessão.

No Comparecimento, a lista traz só as sessões que entram na conta, com as abas Todos, Atendidas e Faltas. O topo mostra a mesma porcentagem do cartão.

Na lista de Sessões sem evolução, o link de cada linha é Abrir prontuário, que leva ao prontuário do paciente ou, numa sessão de casal ou de grupo, ao prontuário do casal ou do grupo. Essa lista segue a janela fixa de 90 dias, não o período do topo.

Nas listas de faltas e cancelamentos, clique em Exportar CSV para baixar a aba aberta; a lista de um paciente exporta só as sessões dele.

Listas com mais de 200 sessões são divididas em páginas de 100.

Ver a lista de pacientes da retenção

Cada bloco de retenção abre a lista de pacientes por trás do número. A lista segue o mesmo período e o mesmo serviço do cartão, então a quantidade de pacientes bate com o número do bloco.

Clique no texto “(X de Y pacientes)” no bloco Período selecionado ou Últimos 90 dias.
Use as abas Todos, Com retorno e Sem retorno para filtrar.
Clique em Abrir ficha para ir à ficha de um paciente.

Cada linha traz o Nome, a data do Último atend., a data do Próximo e o Status (Com retorno ou Sem retorno). O telefone e o e-mail ficam na ficha do paciente.

Dicas

Se muitos pacientes aparecem em Sem retorno, é um bom momento para retomar contato e reagendar. O contato de cada um está na ficha: clique em Abrir ficha.
Se a Receita perdida (estimada) pesa no mês, veja na lista por paciente quem mais falta e reveja a sua política de cobrança de falta.
Deixe a Presença automática ligada para os cartões de presença refletirem a realidade sem você marcar sessão por sessão.

Veja também

Saiba mais sobre este recurso no site →